Agenda de groupe interactif pour la planification de vos
réunions, la coordination de vos équipes et la gestion de
votre charge de travail.

TeamAgenda Pro

Entre les déplacements, les horaires libres, les RTT, les 35 heures et une charge de travail importante, coordonner le planning de vos collaborateurs devient un vrai problème.

TeamAgenda 4.0 apporte une solution simple et efficace. Comme tout bon agenda personnel, il permet à la fois d'organiser votre temps, de planifier vos projets et vos rendez-vous, de gérer votre charge de travail et vos contacts.

Mais TeamAgenda va beaucoup plus loin.

En version multi-poste, il offre la synchronisation de plusieurs agendas et permet de coordonner des équipes entières, en tenant compte de la disponibilité des intervenants, des salles et du matériel nécessaires.

Ses fonctionnalités Internet permettent à chacun d'emporter et de consulter via le web un agenda synchronisé lors de déplacements.

La notification de toute modification peut s'effectuer via PhoneAgenda, le module Wap de TeamAgenda.

Les fonctionnalités de TeamAgenda Pro :
Agenda de groupe interactif Affectation du temps Gestion des tâches Carnet d'adresses Gabarits et dispositions prédéfinies Liste des tâches		Gestion du temps Portabilité et accès par l'internet Administration Coordination du travail d'équipe Configurations requises Caractéristiques des différentes éditions

TeamAgenda vous permet de travailler avec plusieurs agendas simultanément (en format jour, semaine ou mois) :
- Visualisez plusieurs agendas simultanément afin de trouver une plage horaire disponible pour votre prochaine réunion.
- Recevez et expédiez automatiquement des notifications de modifications à l'agenda en temps réel.
- Expédiez des notifications par e-mail aux participants externes.

La fenêtre d'affectation du temps affiche le travail exécuté dans chaque projet par un ou plusieurs membres de l'équipe :
- Visualisation par catégorie (projet) et par membre de l'équipe.
- Présentation graphique d'une journée, de 1, 2, 3 ou 4 semaines,
ou d'un mois.
- Exportation des données par projet vers un tableur ou une base
de données.

Suivi des tâches par projet :
- Affichage par catégorie (projet), en fonction d'un ou plusieurs membres de l'équipe.
- Recherche par date, échéance, couleur ou mot, dans le libellé ou le commentaire de l'engagement.
- Tri par catégorie, priorité, propriétaire, libellé, date ou échéance.

Les carnets d'adresses, personnels et d'entreprise, gèrent les utilisateurs TeamAgenda, les ressources et les contacts externes :
- Recherche des entités en fonction de cinq rubriques.
- Sélections multiples par sous-groupes privés ou publics.
- Importation et exportation en texte ou en format standard vCard.

Les gabarits et les dispositions prédéfinies facilitent les opérations répétitives dans TeamAgenda Pro :
- Créez un gabarit à partir d'un ou plusieurs engagements associés, puis choisissez-le dans un menu local pour inscrire rapidement des activités complexes comportant plusieurs étapes.
- Utilisez les gabarits d'impression pour les feuilles de temps, et les gabarits d'import/export pour des opérations récurrentes.
- Sauvegardez des combinaisons de fenêtres différentes, pour un ou plusieurs utilisateurs, afin de les afficher à partir du menu local Disposition. C'est l'outil idéal pour gérer plusieurs agendas en parallèle.

Utilisez la nouvelle fenêtre des tâches pour les planifier dans votre agenda :
- Listez vos tâches par ordre de priorité.
- Faites-les glisser dans l'agenda pour les planifier.
- Faites-les glisser de nouveau dans la Liste des tâches pour les planifier plus tard.

- Agenda - Affichage de l'horaire, en format liste chronologique ou grille horaire, sur une période de 1 à 42 jours. L'utilisateur définit ses horaires, pause déjeuner incluse, pour étaler ses engagements en conséquence.
- Sans heure - Les engagements sans heure sont regroupés au bas de chaque journée. Ils seront reportés optionnellement à la journée courante jusqu'à ce qu'ils soient déclarés accomplis.
- Liste des tâches - Les tâches apparaissent dans une fenêtre distincte. Assignez-leur une priorité. Retirez un engagement de l'horaire en le faisant glisser dans cette fenêtre ; planifiez-le en le faisant glisser dans l'agenda.
- Priorités - Assignez à chaque engagement une priorité de 1 à 5. Changez de priorité en cliquant directement dans la barre d'outils.
- Dispositions prédéfinies - Sauvegardez quelques combinaisons de fenêtres pour les afficher rapidement à partir du menu local Disposition dans la barre d'outils.
- Gabarits - Les gabarits privés ou publics de saisie, d'impression, d'import/export facilitent les opérations répétitives.
- Bannières - Les événements et les non-disponibles qui couvrent plusieurs jours sont affichés en une seule bannière, tout en permettant des modifications sur une base journalière.
- Alarmes - Les alarmes inscrites à l'horaire sonneront même si l'application TeamAgenda client n'est pas lancée.
- Répétitions - Des engagements peuvent être répétés selon plusieurs fréquences. Ils peuvent être modifiés en bloc ou individuellement.
- Liaison d'engagements - Associez des engagements entre eux, puis modifiez-les en bloc ou individuellement. Étalez de longs engagements sur plusieurs jours, en tenant compte des heures ouvrables et en contournant les engagements existants.
- Impression - Les formats prédéfinis ou paramétrables, incluant les feuilles de temps, peuvent être convertis en gabarits d'impression.

- Portabilité - Emportez votre agenda sur votre ordinateur portable. En votre absence, vos collègues pourront le consulter pour planifier des réunions.
- Accès à distance - Le client TeamAgenda peut se connecter automatiquement à votre serveur d'entreprise par accès direct en TCP/IP. Une connexion par navigateur web est également incluse.
- Intégration e-mail - Expédition de notifications à des participants externes par courrier électronique (SMTP, POP3).
- Synchronisation organiseur - Synchronisez vos contacts et votre agenda avec un organiseur Palm ou Visor.

- Installation intégrée - Un programme unique installe les différentes composantes de la solution TeamAgenda, les désinstalle, et fait la mise à jour des versions.
- Assistants de configuration - Des assistants vous guident pour la configuration de votre agenda personnel ou d'équipe TeamAgenda.

- Gestion des tâches - Utilisez des catégories pour identifier des activités relatives à des projets, des clients, ou des centres de profit. Faites-en ensuite le suivi sur une base individuelle ou d'équipe. Faites des sous-totaux en sélectionnant plusieurs catégories (voir Dispositions).
- Affectation du temps - Utilisez la fenêtre d'affectation du temps pour faire le suivi du travail planifié et accompli, par individu ou pour l'équipe, sur une période pouvant aller jusqu'à un mois.
- Comptabilisation du temps - Produisez des feuilles de temps en utilisant des gabarits publics. Exportez les données par projet ou client pour la facturation. Utilisez la minuterie intégrée pour enregistrer la durée de vos appels téléphoniques.
- Gestion des ressources - Utilisez les ressources pour gérer l'occupation des salles ou du matériel. Utilisez les agendas publics pour le suivi des congés, des RTT, des séminaires, etc.
- Carnets d'adresses - Carnet d'adresses d'entreprise et carnet personnel, avec sous-groupes publics et privés. Importation et exportation en format standard vCard.
- Planification - Visualisez plusieurs agendas simultanément, avec défilement synchronisé, à la journée ou à la semaine.
- Disponibilité - Utilisez un indicateur de non-disponibilité pour aviser vos collègues de vos absences.
- Congés et événements spéciaux - Affichage des jours fériés, des congés d'entreprise, ou d'autres événements dans tous les agendas.
- Réunion - Recherche automatique d'une plage horaire libre entre plusieurs utilisateurs et ressources (salles de conférence, équipements, etc.).
- Mise à jour en temps réel - Mise à jour immédiate des modifications d'un agenda sur tous les postes qui utilisent le client TeamAgenda.
- Délégation - Délégation d'engagements dans l'agenda d'autrui à condition d'en avoir l'autorisation. Possibilité de verrouillage.
- Approbation - Propositions de réunion, contre-propositions, confirmations par le supérieur. Structure d'approbation selon la hiérarchie de l'entreprise.
- Procuration - Un utilisateur autorisé peut agir au nom d'un autre utilisateur, d'une ressource ou d'un agenda public, pour l'approbation de réservation de salles ou de vacances.

- Compatibilité multiplate-forme : Windows/Macintosh.
- Poste utilisateur réseau ou monoposte (client TeamAgenda)
PC 486 ou supérieur avec Win 95, 98, ME, NT/2000, XP.
Mac : OS 8.6 à 9.2 avec CarbonLib 1.6 et ultérieur. OS 9 et ultérieur sont recommandés.
- Module serveur (TA-Server) (serveur dédié non requis pour petits groupes)
PC : Win 95, 98, ME, NT/2000, XP.
Mac : OS 8.6 à 9.2 avec CarbonLib 1.6 et ultérieur. OS 9 et ultérieur sont recommandés.
- Serveur Web : Win NT/2000 avec MS Internet Server, Microsoft Personal Web Server.
WebStar (2.x, 3.x, 4.x) ou compatible, Apache
- Protocoles réseau requis :TCP/IP.
- Organiseurs personnels : Palm OS versions 3.1 à 4.0 (y compris Visor).
- Téléphones web (PhoneAgenda) : tous ceux supportant HDML, WAP (WML), i-mode.
- Module Internet /PhoneAgenda (en option) : Win NT/2000 avec MS Internet Server (requis pour alertes Internet de PhoneAgenda qui doivent être supportées par votre opérateur de mobile), Microsoft Personal Web Server. WebStar (2.x, 3.x, 4.x) & WebStar-compatible, Apache
- Base de données : FileMaker Pro 4.0 ou ultérieur (module optionnel).

La disposition prédéfinie des fenêtres à l’écran

Il est aujourd’hui possible d’agencer les fenêtres ouvertes à l’écran au goût de l’utilisateur et d’attribuer un nom à cette nouvelle organisation. On peut alors rappeler la disposition prédéfinie à partir de la barre d’outils.

Cette procédure stocke tous les paramètres déterminés par l’utilisateur et est un outil idéal pour les personnes qui ont en charge plusieurs agendas à la fois dans la mesure où il est permis de les traiter à l’aide d’un menu unique.

Les gabarits préenregistrés

Un modèle de base préenregistré pour les engagements, l’impression, l’importation et l’exportation permet à l’utilisateur de gagner du temps dans leur mise en forme ultérieure.

- Les gabarits d'engagement

On peut désormais nommer un engagement privé ou public et le sauvegarder en tant que modèle pour des utilisations ultérieures. On a alors le choix de rappeler ce modèle en le sélectionnant dans la barre d’outils. Le bouton ‘insertion’ permet ensuite de l’inclure dans n’importe quel agenda.

Le calibrage des engagements stocke tout paramétrage voulu par l’utilisateur, y compris la liste des participants.

- Les gabarits d’impression

Par l’intermédiaire de la boîte de dialogue d’impression, il est possible d’effectuer des préréglages d’impression pour une fenêtre donnée et de les sauvegarder en leur attribuant un nom. On a alors le choix de rappeler ce gabarit d’impression en le sélectionnant dans le menu d’impression.

- Les gabarits d’importation et d’exportation

De même que les engagements et l’impression, il est possible de sauvegarder un gabarit d’importation ou d’exportation.

Une fenêtre séparée inclut maintenant les tâches à effectuer sans contrainte horaire. Ici aussi, un gabarit préenregistré est possible.

On peut transformer un engagement sans contrainte horaire en tâches à effectuer dans un délai imparti en le faisant glisser dans la grille horaire et inversement, on peut transformer un engagement avec contrainte horaire en tâche à effectuer par ce même procédé.

On peut également créer des engagements non encore planifiés en leur affectant une date mais sans spécifier ni début ni fin d’exécution, que ce soit dans les calendriers journaliers ou hebdomadaires.

Il est maintenant possible d’attribuer des priorités à chaque engagement (de 1 à 5).

Les engagements ont par défaut la priorité 1. Il suffit de cliquer sur la barre d’outils le degré de priorité que l’on désire attribuer à l’engagement.

Sur La liste des tâches à faire, les priorités sont visibles et les tâches sont classées par priorité. Dans la zone sans contrainte horaire du calendrier, elles sont classées par ordre croissant.

La version monoposte

TeamAgenda Monoposte (mono-agenda):
Cette application concerne les ordinateurs isolés PC ou Mac. Elle vous permet de créer un agenda personnel pour planifier votre temps, d'effectuer le suivi de votre emploi du temps et la gestion de vos contacts et d'organiser votre travail dans différentes catégories (classement des engagements, des rendez-vous, des tâches et des projets dans des dossiers différenciés).
Vous pourrez également visualiser votre affectation du temps et votre gestion de tâches. TeamAgenda Monoposte (mono-agenda) offre une synchronisation bidirectionnelle et sélective avec le Palm et le Visor des carnets d'adresses, des listes de tâches et de la gestion du temps.

TeamAgenda Monoposte (multi-agenda):
Cette application comprend les fonctionnalités de TeamAgenda mono-agenda, mais elle nécessite l'installation de TeamAgenda serveur et de TeamAgenda client (licence incluse).
TeamAgenda Monoposte (multi-agenda) est la solution idéale pour la gestion de ressources telles que le personnel, les salles, le matériel, avec une vue globale du temps alloué à chacune d'elle.

Avec la version standard, le planificateur peut affecter jusqu'à 5 ressources, qu'il est possible d'augmenter par pack de 5 ou de façon illimitée.

TeamAgenda réseau

TeamAgenda réseau est une solution client-serveur ouverte à toute intégration dans un environnement informatique existant. Cette version se présente sous forme de licence pour 1, 5, 10, 25 ou 50 utilisateurs et plus.

En plus des fonctionnalités de TeamAgenda Monoposte, TeamAgenda-serveur vous permet de partager votre agenda avec les autres membres de l'équipe et d'accéder aux leurs, pour planifier des réunions, déléguer des tâches et suivre des dossiers.

TeamAgenda vous permet d'emporter votre agenda personnel sur un ordinateur portable ou un PDA (Personal Digital Assistant tel que le Palm ou le Visor).

Au bureau, vos collègues peuvent consulter votre agenda tel qu'il était au moment de votre départ. Les modifications faites de part et d'autre seront synchronisées.

TeamAgenda est prêt pour l'internet : les membres de l'équipe peuvent se connecter au serveur TeamAgenda par une connexion TCP-IP afin de consulter, et même de modifier votre agenda à partir d'un navigateur Web.
TeamAgenda s'intègre également au courrier électronique en vous permettant d'inclure dans une réunion un contact qui sera avisé par e-mail.

Le module optionnel PhoneAgenda vous permet de modifier votre agenda et vos contacts sur un téléphone-WAP, d'expédier et de recevoir des alertes en temps réel.

Le module optionnel FileMaker Pro permet de synchroniser des contacts provenant d'une base de données FileMaker et de faire le suivi, dans FileMaker, des réunions impliquant ces contacts.

Module CGI

Le module Web de TeamAgenda, livré en standard avec TeamAgenda Pro, permet aux utilisateurs munis d'un navigateur qui supporte le code javascript d'accéder à leur agenda personnel et à ceux des autres membres de l'équipe, en fonction des autorisations appropriées.

Démonstration en ligne à cette adresse :

http://taserver.teamservice-fr.com/calendar

Accès Invité

PhoneAgenda permet d'accéder à TeamAgenda à partir de n'importe quel téléphone mobile WAP, grâce aux différents systèmes leur permettant de se relier à un navigateur Web (WAP, HDML, i-mode). Notre module optionnel, PhoneAgenda, opère avec le serveur Web de l'entreprise pour permettre aux utilisateurs :

- de voir leur agenda, en temps réel, avec les modifications faites par les autres membres de l'équipe ;

- de créer, modifier ou annuler des rendez-vous avec d'autres utilisateurs ;

- de consulter leur carnet d'adresses pour inclure certains de leurs collègues ou de leurs contacts parmi les participants à une réunion qu'ils viennent de créer, ou bien de laisser PhoneAgenda composer pour eux le numéro de téléphone d'un participant ainsi sélectionné ;

- d'être prévenu par l'intermédiaire d'une alerte audio de toute modification effectuée par autrui sur leur agenda partagé.

La synchronisation entre Team Agenda et Palm :

- L'amélioration des transferts de données : Le transfert des données entre TeamAgenda et Palm OS ne se fait plus en un seul bloc, mais a été divisé en trois conduits indépendants (engagements du calendrier, liste des tâches et carnet d'adresses). Vous êtes ainsi libre de décider quelle information vous souhaitez transférer, et à quelle fréquence.

- L'amélioration de la correspondance entre TeamAgenda et Palm : La nouvelle liste des tâches permet une meilleure correspondance entre TeamAgenda et Palm. Ainsi, les engagements inscrits dans la grille horaire et ceux insérés dans la zone en dehors de celle-ci concordent exactement avec ceux de l'agenda du Palm ; la liste des tâches (priorités incluses) coïncide avec celle du Palm ; enfin, les informations contenues dans le carnet d'adresses de TeamAgenda sont synchronisées avec celles du carnet d'adresses du Palm.

Grâce à un plug-in pour FileMaker Pro 4, les puissantes fonctions de calendrier et de gestion de ressources de TeamAgenda deviennent accessibles aux utilisateurs de FileMaker Pro et les utilisateurs de TeamAgenda peuvent accéder aux bases de données FileMaker Pro.

Qu'est-ce que l'intégration FileMaker Pro / TeamAgenda ?

Si vous êtes utilisateur TeamAgenda ou FileMaker Pro, le plug-in TeamAgenda pour FileMaker est fourni avec des exemples d'applications clé-en-main qui combinent l'annuaire et les fonctions de gestion de temps, avec la gestion de contacts et le suivi des réunions intégrés à FileMaker Pro.

- Si votre société utilise des solutions personnalisées FileMaker, le plug-in TeamAgenda est la clé de la combinaison entre les données existantes de FileMaker et une gestion d'agenda de groupe puissante.

- Si vous êtes développeur FileMaker, le plug-in TeamAgenda vous permet de créer des solutions complètes qui associent la puissance de gestion de temps de TeamAgenda à la gestion avancée des bases de données de FileMaker. Pour les clients qui requièrent des solutions FileMaker de travail en groupe et qui doivent gérer des données à la fois statiques et évolutives, l'intégration TeamAgenda fournit la solution.

Pour quel usage ?

Dans un cabinet médical, les dossiers des patients sont stockés dans FileMaker Pro, alors que les rendez-vous sont saisis dans TeamAgenda. Depuis l'annuaire de ce dernier, vous pouvez appeler l'enregistrement du patient ou vice-versa.
Dans TeamAgenda, vous saisissez le rendez-vous du patient et celui-ci est incorporé au dossier du patient dans la base FileMaker.

Au collège ou au lycée, les dossiers des élèves sont gérés dans FileMaker Pro et les réunions entre professeurs et étudiants sont prévues et suivies dans TeamAgenda. Un historique de toutes les réunions est immédiatement disponible pour chaque étudiant.

Une entreprise commerciale stocke ses informations clients dans FileMaker et saisit les données de suivi pour chaque client dans TeamAgenda, en classant chaque tâche dans une "catégorie" TeamAgenda. Lors de la facturation, toutes les informations concernant le client sont synchronisées, avec, par exemple, tous les montants impayés retrouvés dans la base Filemaker.

D'autres applications sont possibles, telles que la gestion de location de véhicules, le suivi du personnel, l'organisation d'évènements publics, le suivi d'activités de support technique, la gestion de ressources humaines... Chaque fois que vous devez combiner gestion de données et gestion du temps.